Məxfilik və nəzarət
Müştəri yazışmalarının şəxsi hesablarda qalmasının qarşısı alınır. Hər əməkdaş üçün fərdi hesab, şöbələr üçün isə ümumi ünvan və səlahiyyət modeli yaradılır.
İş axınına uyğun ünvanlar
muraciet@, muqavile@, maliyye@ və arxiv@ kimi ünvanlar iş bölgüsünü aydınlaşdırır və müraciətlərin itmə riskini azaldır.
Hesab təhlükəsizliyi
2FA, şərti giriş imkanları, administrator auditləri və domen autentifikasiyası qurulur. Saxlanma və silinmə müddətləri şirkətin daxili qaydasına uyğun seçilir.
Təhlükəsiz miqrasiya
Köhnə poçt qutuları əvvəlcədən ölçülür, icazələr yoxlanılır və keçid tarixindən əvvəl ehtiyat plan hazırlanır.
İşlər üzrə giriş bölgüsü
Eyni müştərinin sənədlərinə bütün əməkdaşların girişinin lazım olduğunu fərz etməyin. İş və ya komanda üzrə səlahiyyət bölgüsü, göndərilən məktubların saxlanması və əməkdaş dəyişəndə girişin dayandırılması planlaşdırılmalıdır. Arxiv ünvanı yaratmaq özlüyündə hüquqi saxlanma və ya dəyişməz arxiv imkanını təmin etmir; bu xüsusiyyətlər platforma üzrə ayrıca qiymətləndirilir.
Müqavilə və böyük əlavələr
Böyük sənədi açıq link kimi paylaşmaq əvəzinə, nəzərdə tutulan alıcılar və paylaşma icazəsi yoxlanmalıdır. Qarşı tərəfin email adresində bir simvol fərqi belə yanlış alıcıya səbəb ola bilər. Pilotda məktub, əlavə və məhdud girişli faylın xarici alıcıda necə göründüyünü sınaqdan keçirin.
Tətbiq üçün hazırlıq
Şöbə və istifadəçi sayını, mövcud provayderi və yuxarıdakı iş axınlarından hansının vacib olduğunu qeyd edin. Hesab və domen təhlükəsizliyi ilə mövcud məktubların köçürülməsi ayrı planlaşdırılır. Bu nümunələr tətbiq ssenariləridir; konkret müştəri layihəsinin nəticəsi kimi təqdim edilmir.
Bir iş bağlananda email səlahiyyəti necə dəyişir?
İş üzrə qrup və ya ortaq ünvan yaradılırsa üzvlüyün sahibi, saxlanma qərarı və bağlanma mərhələsi əvvəlcədən yazılır. İşdən çıxan əməkdaşın girişinin bağlanması bütün yazışmaların silinməsi ilə eyni qərar deyil. Hansı materialın nə qədər saxlanacağını şirkətin məsul şəxsi müəyyən etməlidir.
Tətbiqdən sonra sınaq ssenariləri
| Proses | Yoxlanacaq nəticə |
|---|---|
| Yeni iş | Yalnız razılaşdırılmış komanda üzvləri yazışmanı açır. |
| Sənəd paylaşması | Xarici alıcı linki aça bilir, icazə ləğv ediləndə giriş dayanır. |
| İşin təhvili | Yeni məsul şəxs lazım olan tarixçəni tapır; köhnə giriş ayrıca bağlanır. |
Sınaqları öz iş axınınıza uyğunlaşdırın. Əməkdaş hesabının təhvili və sahəniz üçün təklif vasitəsilə konkret tələbləri dəqiqləşdirin.